Elektroniczny obieg i digitalizacja dokumentów z AI

Dla Ciebie znika najnudniejsza część pracy: nikt nie przepisuje faktur ani umów ręcznie. Wrzucasz plik, a dane same trafiają tam, gdzie mają być — gotowe do użycia.

W praktyce wygląda to tak: dokument wpada na wejściu (mailem, skanem, zdjęciem z telefonu), system go odczytuje i klasyfikuje — faktura kosztowa, umowa, wniosek — i kieruje tam, gdzie ma trafić. Osoba odpowiedzialna akceptuje go jednym kliknięciem, a gotowe dane lądują w Twoim programie. Na końcu dokument trafia do archiwum, w którym znajdziesz go po kwocie, dacie czy kontrahencie w sekundę, a nie po godzinie szukania w segregatorach.

Nie sprzedajemy Ci kolejnej wielkiej platformy DMS, w której połowy funkcji nigdy nie użyjesz. Budujemy lekki system zarządzania dokumentami dopasowany do tego, jak naprawdę pracujesz — obejmuje dokładnie te etapy obiegu, które masz, i podpina się pod narzędzia, których już używasz.

Najczęściej zaczynamy właśnie od faktur, bo tu ręczna praca boli najmocniej. Skanowanie faktur i przepisywanie ich do systemu to godziny miesięcznie i łatwe o pomyłkę w kwocie czy NIP-ie. U nas wygląda to inaczej: wrzucasz skan albo zdjęcie, OCR odczytuje treść, AI rozpoznaje pola faktury, a gotowe dane lądują w Twoim programie księgowym. Ty już tylko sprawdzasz to, co system sam oznaczył jako niepewne — reszta dzieje się bez Twojego udziału.

Samo odczytanie tekstu to dopiero połowa drogi — i to ta łatwiejsza. Wartość pojawia się tam, gdzie dane trafiają wprost do Twoich systemów, bez eksportu, importu i przeklejania między oknami. Podpinamy odczyt pod program, w którym realnie księgujesz: sprawdzamy, co Twój program potrafi przyjąć — plik wymiany, import, wtyczkę albo API — i układamy cały proces: od wrzucenia dokumentu, przez weryfikację, po zapis w systemie. Jeśli pytasz o konkretny program księgowy, potwierdzamy to na rozpoznaniu, zamiast obiecywać z góry. To jest nasza fosa: nie sprzedajemy „funkcji OCR”, tylko gotowy, dopięty obieg dokumentów pod konkretną firmę. Konkurent łatwo skopiuje pojedynczą funkcję — trudno skopiować proces poukładany pod Twoje narzędzia.

A gdy dane z obiegu mają trafiać do większej liczby programów naraz — CRM, ERP, arkuszy — wchodzi w grę integracja systemów, czyli spięcie wszystkich Twoich narzędzi w jeden przepływ danych.

Odczyt to jedna strona medalu. Te same dane, które wyciągamy z faktur i pism, można wykorzystać do generowania gotowych dokumentów — pism, umów i ofert. Wtedy dokument przechodzi przez firmę jednym ciągiem: od wejścia (odczyt) po wyjście (utworzenie), bez ręcznego przepisywania na żadnym etapie.

A jeśli chcesz pójść dalej i połączyć to z innymi zadaniami, wchodzi w grę automatyzacja procesów w całej firmie.

Zaczynamy od Twoich realnych plików — pokazujesz, jakie dokumenty przerabiasz i do jakiego systemu mają trafiać dane. Konfigurujemy pola pod Twoją branżę, podpinamy integrację z programem księgowym i testujemy odczyt na Twoich dokumentach, nie na demówce. Ustawiamy też panel weryfikacji, żeby nic niepewnego nie przeszło bez Twojej kontroli. Całość prowadzi z Tobą jedna osoba, a po starcie zostajemy na pokładzie i dostrajamy system do nowych typów dokumentów.